التكليف السابع

استخدام الحاسب الالكتروني في مراكز التوثيق الإعلامي

أرشفة وتوثيق المعلومات :- عبارة عن جمع البيانات وتنظيم، ترتيب، توبيب، فهرسة وتصنيف، تحليلات وصفية وفنية دقيقة للأوعية المعلوماتية المختلفة المستخدمة لعمل اي مؤسسة، تقدم خدمة ثقافية وإعلامية واي مجال بحثي اخر ، وتسهل عملية البحث والدراسة في استرجاع المعلومات المطلوبة بسرعة ودقة متناهية، وتصبح في متناول القراء، الباحث أو الدارس، وهناك عدة تقنيات وأنظمة أرشيفية توثيقية تخدم اوعية المعلومات وتوثيقها بكافة انواعها وأشكالها المختلفة، حسب ما متوفر لكل مؤسسة تأخذت بنظر الأعتبار احتياجات تلك المؤسسة، من المعلومات الورقية كألصحف والمجلات والبحوث والدراسات والأطروحات، المقالات، تقارير،محاضرات، إعلانات، نشرات، مراسلات، أيميلات، صكوك، أستمارات، نصوص معاهدات واتفاقيات والمواثيق، المخطوطات، الرقع الخطية، الوثائق، والكتب ، والكتيبات الخرائط والصور، والأحصائيات، وغيرها من الأوعية الورقية.
من شأن بوابة التوثيق الإعلامي تقديم منتوج إعلامي متنوع ومتطور يعكس النقلة النوعية التي يشهدها القطاع الإعلامي في تحسين طرق الحصول على المعلومة وتكريس القرب في مجال التوثيق الإعلامي والمحافظة على المخزون الحضاري من الذاكرة الاعلامية بمكوناتها الورقية والصورية والسمعية والبصرية والإلكترونية، وتوثيقها وتغذيتها وأستمرارها، ووضعها على ذمة الإجيال الحاضرة والمقبلة ، وتوظيفها في خدمة التنمية الشاملة لقطاع الإعلام والحفاظ على الرصيد الاعلامي لسد مقتضيات مجتمع المعلومات ومايتطلبه، وتحقيق الجودة وتسهيل وتقديم افضل المعلومات عن بعد ، من خلال البوابة التوثيقية الإلكترونية، ضمن قاعدة بيانات حسب المواصفات الدولية، ومهمة التوثيق الإعلامي تكون مترابطة ومتكاملة ومتفاعلة ومستمرة في التغذية الإعلامية لتسهيل وتحسين طرق الوصول الى المعلومة لسدة حاجة الأسرة الإعلامية، ومن الضروري توفير وتدريب كادر الصحفيين والتوثيقيين والمختصين في مجال المعلومات عبر تعزيز الإمكانيات البشرية والمادية وتوسيع شبكة مكاتب الإعلام والتوثيق، سعيا الى تقريب خدمات الإعلاميين والطلبة والباحثين على استخدام التقنيات الحديثة وكيفية التعامل مع قاعدة الأخبار الحديثة بكافة انواع اوعية المعلومات المتوفرة.
ومن هذا المنطلق لابد لمؤسسات الدولة المختلفة ان تجد ارضية تعمل على خلق ذاكرة مؤسساتية فعالة في خزن واسترجاع المعلومات الخاصة بالاحداث الانتخابية السابقة والقادمة من قوانين وانظمة انتخابية واجراءات ومنتوجات اعلامية وكل مايتعلق من نشاطات المفوضية منذ بدء العمل فيها لضمان الحفاظ على المخزون الانتخابي من السرقة والضياع والحوادث الطارئة، ليتسنى للباحثين المختصين من ناخبين وكيانات سياسية ومراقبين محليين ودوليين ومنظمات المجتمع المدني والاعلاميين، وغيرهم من المستفدين كمرجع توثيقي اساسي، في الدراسة والبحث الأنتخابي
هناك الأوعية السمعية والبصرية وتشمل المكتبة الصوتية والتسجيلات بأنواعها كاسيتات، تيبات، أشرطة ممغنطة، أسطوانات،أشرطة الفيديو اقراص ليزرية (CD) لكنها ليست مثل كفاءة الأوعية الإلكترونية إن صح التعبير .
والمكتبة المرئية تشمل الأفلام المتحركة والثابتة الأفلام المايكروفليم ،السلايدات ، الشفافيات، المايكروجاكيت، المايكروفيش ( CD) وغيرها، من الأوعية المعلومات المرئية والصوتية.
كل هذه الفعاليات تحتاج الى توثيق وخزن وأسترجاع بواسطة الأجهزة التقنية الحديثة المتوفرة.

شبكة المعلومات إو قاعدة البيانات :- بما أن التطور التقني في تزايد مستمر وضرورية مواكبة هذا التطور اصبحت الحاسبات ضرور ملحة في كل مؤسسة وبالاحرى في أي مكان، فان تخزين موجودات أي مؤسسة على الكمبيوتر يسهل عليها استرجاع سريع ودقيق للمعلومات ويقدم خدمة متطورة وسهلة للباحث او الدارس، وتكون المعلومات في متناول المسؤول في كل الاوقات.
وبعد دراسة مسحية وتحليلها للتعرف على نوع العمل ومتطلبات تلك المؤسسة او مركز المعلومات وتشخيص إحتياجاتها، ونوع المستفيدين منها، يتم تحديد الخدمة التي تلبي الأحتياجات المطلوبة، داخليا ومحليا وعالميا. ووضع الاولويات لتنفيذ أدخال الخدمات المطلوبة، وتوسيع تطورها، وعلى اساس هذه الدراسة المسحية ويكون هناك تقييم شامل للخدمة، ويقرر استخدام نوع البرامجيات وقاعدة البيانات التي تسهل العمل في مرونة استخدام النظام، من حذف واستحداث اي معلومة، وتسهيل التغذية الإعلامية والمعلوماتية التي تساهم في تحسين طرق البحث والدراسة واستعمالها من قبل الموظف والمستفيد.